В России с 2015 года задействовано новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Сейчас сведения о всех постояльцах (внезависимости от гражданства) учреждение посылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение этого обязательства грозит достаточно значительным штрафом - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам вправе выбирать способ подачи сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Однако в состоянии инновационного информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет каковой будет оформляться вручную. Кроме того, необходимо иметь в виду, что данные обязаны быть актуальными, другими словами для гарантии своевременной передачи отчетности о постояльцах фирма вынуждена будет иметь курьера для представления документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, практически все гостиницы вынесли решение выполнять электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было разработано несколько специальных программных продуктов.
Как правило административная структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, предоставляющими возможности автоматизировать процедуру оформления и учета жильцов. Удобный интерфейс предоставляет возможность уменьшить время на поселение во много раз. Штат гостиницы обучен работе с подобными программными продуктами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Тем не менее освоение нового программного продукта многочисленным персоналом - довольно непростой процесс. Производители специальной программы для отправки сведений о постояльцах контурфмс представляют эффективное решение. Оператору нет необходимости вводить сведения через специальное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, какая уже имеется на вооружении менеджеров гостиницы. Этот процесс выполняется очень быстро под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет внушительные серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей России. Вместе с тем хозяйственный субъект, отправивший данные фмс имеет постоянный доступ к данным, которые касаются их постояльцев. Кроме того у гостиниц теперь есть возможность отслеживания сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
